Dua Tahun Ribet Bersama Implementasi ERP Axapta-5

Tidak Boleh Menyerah.

Setelah merasa bahwa masih banyak masalah dalam implementasi maka usaha untuk membalikkan keadaan agar implementasi tetap mencapai arah yang dikehendaki maka kami memutuskan 3 hal pokok :

Rekrut SDM yang mengerti Axapta untuk melakukan pemeriksaan pekerjaan yang berjalan.

Siapkan/terus bangun software internal sebagai antar muka untuk menangkap data kegiatan perusahaan (khususnya di modul Trade Logistik (sempurnakan karena sudah termasuk legacy system, HRD – belum dimiliki, dan Cash Manajemen). Kami tak mungkin menunggu-nunggu hasil dari Axapta yang mahal itu.

Mengembangkan Kas Kecil.

Berawal dari kekecewaan kami kepada Kas Kecil pendukung Axapta, Tim Internal IT dengan dukungan penuh dari Sang Pemulung sebagai tokoh sentral, Oracle Girl, Penemu Jalan Buntu, serta kesabaran Sumeleh, kami bekerja siang malam untuk membuat ‘tandingan’ kondisi stagnasi yang dihadapi.

Tidak banyak yang dapat kami ceritakan, tapi perkembangan Kas Kecil kami ketengahkan sebagai bagian dari upaya pemecahan masalah untuk menangkap data perusahaan.

Pada prinsipnya semua kegiatan perusahaan yang berkenaan dengan transaksi selalu dimulai dari hal-hal rutin dan kecil-kecil saja, kemudian berakumulasi menjadi lebih besar dan lebih kompleks. Persoalannya, bagaimana sebaran data yang banyak dan luas itu dapat dikendalikan dan dikumpulkan dengan baik.

Oleh karena itu, program Kas Kecil dibuat untuk mencatat semua kejadian biaya dan dokumentasi serta pelaksanaan kegiatan penjualan melalui modul Trade Logistik.

Menetapkan kunci-kunci informasi.

Berbekal kekonyolan dan kenekadan yang ada, kami menetapkan langkah-langkah untuk menjawab persoalan antara lain :

Kegiatan transaksi harus dimulai dari Sales Order, Invoicing, sampai penjurnalan. Program harus terkait erat dengan masalah dalam permainan diskon (fleksibel diskon, tergantung dengan pelanggan dan kelas pelanggannya, mencatat retur dan pengembalian fisik barang ataupun penerimaan barang mencatat, sampai pembayaran pelanggan). Singkat kata, modul Trade Logistik haruslah dapat menjawab kebutuhan :

Multiple price, multiple discount, multiple customer, dan multiple product. Juga mencatat dengan tepat untuk kasus pembatalan pesanan, pengembalian barang, dan aspek-aspek yang berkenaan dengan penagihan baik tunai maupun intermediasi bank.

Program SDM yang dibuat (karena kami masih harus memikirkan, pakai modul HRD AXAPTA atau develop sendiri). Program SDM harus dapat mengunci informasi keseluruhan yang berkenaan dengan karakter organisasi dan perilaku manusia. Bagaimana menghadapi level organisasi yang berubah-ubah baik lokasi maupun kedudukannya, dobel jabatan, dan lain-lain. Kemudian mengawinkan data HRD dengan transaksi, kegiatan pelatihan karyawan, dan lain-lain.

Program Kas Kecil harus dapat menangkap aktivitas usaha, mulai dari pengajuan biaya perjalanan dinas sampai realisasinya, rencana pembelian asset, pembelian bahan baku, pencatatan kas kecil, penjurnalan akuntansi, dan proses-proses detailnya yang terjadi saat transaksi biaya berlangsung.

Tentu saja, masalah teknis yang ditetapkan juga harus dipertimbangkan :

1. Level sekuriti dan hak akses, multi user, dan webbase.
2. Reporting dan warning sistem harus memenuhi lapisan dari setiap fungsi manajerial.
3. Data diinput dari unit-unit terkecil dari satuan informasi yang akan dibentuk. Jadi bukan dikumpulkan dalam satu atap dan dikerjakan di bagian lain.
4. Data harus dibentuk sesuai dengan nomor account yang ditetapkan dan dapat dikembangkan (sub-sub ledger) sehingga detail informasi bisa ditangkap.
5. Data harus memiliki skala variabel terhadap ukuran, entah itu berat, luas, volume, satuan, atau apa saja serta mencatat history dari pembelian yang terjadi.
6. Organisasi dan karyawan harus menjadi titik sentral pelaporan terhadap kegiatan penjualan, penagihan, biaya, perhitungan time sheet manajemen. Disain perubahan organisasi harus fleksibel terhadap level, posisi jabatan, memiliki struktur informasi terinci untuk setiap kejadian yang menyebabkan seorang karyawan menerima “take home pay” berikut segala potongannya.

Oleh karena itu master informasi harus dapat dikembangkan dari beberapa komponen inti yang dinamis dan fleksibel :

1. Pelanggan dan kontak detail dari pelanggan (institusi dan personal yang terlibat).
2. Item produk terklasifikasi sesuai dengan karakteristik produk. Item produk dapat digabung dan dipecah dalam satuan-satuan produk lainnya dengan tetap dapat mengendalikan sistem pergudangan.
3. Vendor informasi harus lengkap terdata.
4. Mencatat dan mengendalikan biaya (budgetting).
5. Mengontrol plafon pelayanan pada pelanggan dan mengkombinasikan dengan pengiriman dan penagihan.
6. dan lain-lain.

Secara keseluruhan point-point ini dijadikan acuan mengikuti supply chains Porter. Kami yakin, kalau program didisain dalam satu kerangka kerja dan konsep yang tepat, maka perubahan yang dihadapi lebih mudan diantisipasi dan program bisa lebih mudah dikembangkan.

Setidaknya, ini yang kami tetapkan dan kebut. Dalam perjalanan inilah, ternyata banyak hal bisa kami temukan, bagaimana membuat program yang relatif cepat dan baik serta mudah untuk dikembangkan, sambil tetap memiliki kemungkinan untuk upload ke sistem ERP Axapta yang dimodifikasi.

Garis besar point-point yang dipikirkan seperti berikut ini (garis tebal adalah yang kami prioritaskan) :

Account management
Accounts payable
Accounts receivable
Benefits management
Budgeting
Business intelligence (BI)/enterprise performance management (EPM)
Capital asset management
Cash management
Contact management
Cost accounting
Customer contract management
Customer relationship management (CRM)
Customer service and support
Data warehouse functions
Document management
Earned value measurement (EVM)
Employee self-service
Expense management
Financial reporting
Financials and accounting
Fixed assets
General ledger
Human resources
Invoice management.
Marketing automation
Multiple user management
Partner management
Payroll
Performance appraisal
Personnel management
Portfolio management
Process management
Procurement and on-line reporting
Project accounting
Project costing and billing
Project management
Purchase order management
Record management
Repetitive vendor procurement
Requisitions and quotation management
Resource sharing
Resource management
Risk management
Sales management
Time management
User preference and contact details
Vendor contracts and agreements management
Vendor relationship management (VRM)
Workflow manager