Sains-Inreligion

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيمِ

Dua Tahun Ribet Bersama Implementasi ERP Axapta-4

Posted by agorsiloku pada November 27, 2007

Upload/Konversi Data Yang Bersimbah Peluh.

Saya tidak tahu persis apa yang merumitkan untuk mengkonversi data dari 2001-2006 ke ERP AXAPTA. Katanya data tidak lengkap, key master tidak sempurna, dan segudang persoalan upload ke Axapta. Implementor menggunakan program sendiri, karena katanya program upload yang disediakan Axapta kurang handal. Hanya yang jelas, tawar menawar terus terjadi sehingga akhirnya kami setujui, hanya data 2006 saja yang diupload ke ERP Axapta. Memang, untuk data 2002-2004 kami sepakat juga, masih terlalu banyak kekurangan info pada data sehingga untuk masuk ke dalam sistem akan banyak kendalanya. Tapi, dari 2005-2007 kondisi tidak separah data lama. Sampai tulisan ini dibuat, kami menilai kemampuan tim implementor hanya untuk masalah upload saja masih “ndableg”. Alasan, selalu disampaikan data kami “terlalu buruk”. Kadang saya juga kesal dan bingung. Saya sudah cek dengan menggunakan relasi rumit dengan program MS Access dan staf lainnya lakukan dengan program lain, hasilnya sama. Data tidak masalah.

Sejelek-jeleknya data, kalau data terelasi sempurna antara transaksi dengan master data (master produk, master pelanggan, master vendor, nomor dokumen sp, invoice, nomor bukti pembayaran, dan kriteria lainnya). Terelasi sempurna artinya kami sudah check refential integritynya maka boleh jadi masalah adalah ketidakmampuan programmer dari implementor yang bermasalah dalam membaca peta data dan peta class di Axapta.

Padahal data yang kami miliki untuk diproses, rasanya sih nggak terlalu banyak. Hanya sekitar 15 juta record saja kok. Dalam setahun, masalah ini tidak juga final-final, sehingga beberapa jalan tengah terhadap upload dilakukan dengan cara menaikkan data berdasarkan klasifikasi akunting, tanpa detail.

Go Live akhirnya masih juga di awang-awang.

Tidak Segera Ambil Keputusan dan Perjanjian Dengan Konsultan.

Ini masalah orang Timur, ada toleransi yang berbuahkan keterlambatan tanpa batas. Seandainya menjelang final satu tahun kami langsung saja bersikap tegas terhadap profesionalisme implementor, mungkin tidak berlarut-larut. Karena, mengharapkan perbaikan dari kualitas sdm yang tidak matang, jelas hanya akan membuat proses implementasi menjadi proses belajar.

Karenanya, kepada perusahaan yang sedang implementasi ERP, nasihat dari pelaku yang gagal adalah : Pastikan dalam perjanjian dengan implementor bahwa jika batas waktu yang dilewati tidak dipenuhi, harus dikenai penalti. Minta komitmen tertulis dari semua insinyur yang terlibat. Periksa konduite dan pengalaman kerja secara teliti dan uji melalui pihak ketiga sebelum anggota tim implementor diterima. Jangan percaya jualan bualan implementor. Jangan-jangan sebenarnya mereka tidak lebih hanya pedagang kelontongan saja, dan bukan memberikan total solution. Dan jangan lupakan, harus ada klausul yang menyatakan pihak pembeli bisa menolak semua tim implementor yang dipandang tidak memenuhi syarat (syarat keahlian tentu saja). Mempercayai tanpa menguji, sama saja membeli boneka kucing dalam karung. Jadi sudah bukan kucing lagi…. 😀

Dan memang, akhirnya inilah yang terjadi. Setelah hampir dua tahun, akhirnya surat resmi dikeluarkan lagi. Kami meminta semua Tim Implementor diganti saja. Kami kira, lebih baik kami berpikir sendiri menyelesaikan masalah, dari pada menyerahkan dan bertanya-tanya terus mengenai mengapa terjadi keterlambatan. Memulai lagi dari awal lebih baik dari pada bersama pedagang kelontong mengimplementasikan Axapta.

Kecuali tentunya tim kelontongan ini bisa memberikan kembali tenaga yang handal untuk menyelesaikan masalah yang bertumpuk. Hati kecil, saya nggak enak juga, terutama setelah direkturnya diganti oleh seorang kampiun yang menurut saya piawai, seorang lulusan dari perguruan tinggi terkenal di bandung yang memiliki jam terbang tinggi. Namun, ia juga orang sibuk dan target must go on. Jadi, surat dilayangkan saja dengan segala resikonya.

Masalahnya cuma satu kemudian, apakah hal ini malah menghambat tercapainya sistem keseluruhan integrasi yang diimpikan atau tidak. Hal ini tentunya terkait erat dengan kapasitas dan pengembangan Axapta sebagai ERP Perusahaan yang seharusnya dapat terus dikembangkan untuk menjawab tantangan perusahaan yang kian membludak.

Terus terang, ini juga menimbulkan kecemasan tersendiri bagi kami. Bagaimanapun, Axapta sebagai ERP tentu memiliki banyak hal yang diperlukan perusahaan. Hanya persoalannya, bagaimana kita bisa masuk ke dalam sistem ini dengan baik dan mulus, ketika seluruh mimpi indah menjadi mimpi buruk. Harapan untuk eksis saja Axapta mulai pupus ketika beberapa bagian proses kami develop sendiri…..

(bersambung).

Iklan

5 Tanggapan to “Dua Tahun Ribet Bersama Implementasi ERP Axapta-4”

  1. Dedy Darmawan said

    Pastikan dalam perjanjian dengan implementor bahwa jika batas waktu yang dilewati tidak dipenuhi, harus dikenai penalti

    ==>
    Bagaimana jika keterlambatan itu karena kesalahan dari user ?
    Biar fair, klausul penalti seharusnya mencakup 2 sisi, user dan implementor.

    @
    Betul, pada satu sisi memang user juga menyalahi user requirements yang telah disusun. Komunikasi kedua belah pihak untuk memahami proses bisnis dan keluasan cakupan ERP harus dipahami bersama. Pada kasus kami, kustomisasi bermasalah ketika implementor gagal memahami proses bisnis yang dibentuk ….

    Suka

  2. […] « Dua Tahun Ribet Bersama Implementasi ERP Axapta-2 Dua Tahun Ribet Bersama Implementasi ERP Axapta-4 […]

    Suka

  3. fredy said

    pak, bisa kenalan, saya susah cust ax, bisa bagi-bagi ilmu, di mana saya hubungi bapak, mungkin lewat yahoo messenger

    @
    Tentu saja Mas Fredy, bukankah melalui ini kita sudah berkenalan. Walau memang baru di dunia maya. Alamat email saya, agorsiloku7@gmail.com Namun, memang betul kata Mas Setiaji, sudah agak lama, karena berbagai sebab dan kesibukan saya kurang bisa aktif.
    Mengenai Axapta, terus terang saja saya bukanlah user Axapta sehingga saya tidak punya cukup pengalaman untuk berbagi. Namun, memang saya mempelajari proses kerja axapta, modul-modul axapta dan bagaimana sistem Axapta bekerja, lebih dari pada saya mempelajari sistem kerja SAP atau Oracle, khususnya dalam sistem pengelolaan perusahaan, tapi bukan manufakturnya.
    Hal ini sesuai dengan tugas saya beberapa waktu yang lalu sebagai anggota stering commite implementasi axapta. Kalau tak keberatan, insya Allah tahun depan saya kontak Mas untuk bertemu dan membahas lebih mendalam mengenai sistem Axapta. Perusahaan tempat saya bekerja juga akan memindahkan dari Ax 3.0 ke Ax 4.0.
    Wass, agor.

    Suka

  4. setiaji said

    Pak Freddy,

    Agor itu susah banget dihubungi lwt email. Saya juga punya blog yg isinya juga soal Axapta. Sudah 3 tahun ini saya komunikasi sama Agor dengan reply di email. Dan sudah lama tidak balas email saya. Sibuk sekali sepertinya. Kalau mau diskusi soal Axapta, yuk belajar bareng… email saya : setiaji.kurniawan@gmail.com

    @
    Nah ini rupanya ahlinya… 😀

    Suka

  5. Pawit said

    Dear all

    Untuk implementasi ERP emang ada beberapa hal yang harus diperhatikan, permasalahan yang disampaikan saya mencoba berbagi pengalamanan tentang implementasi :
    1. Proses saldo awal—- lebih baik dilakukan cut off aja, jangan melalakukan proses upload untuk menaikkan data lama yang akan di sambungkan dengan data baru / Implementasi baru.
    2. Dalam program ERP masing-masing vendor mempunyai cara yang berbeda dalam pengolahan data, terutama dalam hal by proses entry data sampai menjadi laporan, walaupun kalau kita lihat dari luar prosesnya sama, tetapi tabel data yang ada di dalam berbeda.
    3. Jika akan melakukan proses upload data apa lagi dari tahun 2001 – 2006 ini terlalu banyak pak, bapak sampaikan 15 juta data…….. belum tentu data yang lama di upload langsung bisa sambung program yang baru. karena by proses di dalam masing-masing system berbeda.
    4. Jika akan dilakukan proses upload sebaikanya data neraca saldo setiap bulannya saja. ini akan lebih sederhana daripada kita harus upload semua data.

    Kesimpulan nya adalah bahwa jika kita akan implementasi dengan program ERP program baru dengan data baru dan data lama selesaikan dengan program lama.

    Terima kasih
    Pawit

    @
    Betul Mas Pawit, saldo awal adalah kelanjutan proses, jadi jelas setiap awal bulan, awal tahun kita bisa masukkan saldo awal dan selebihnya dilakukan penyesuaian.
    Untuk upload data, jika memang diperlukan, sebenarnya tidak masalah, termasuk juga jika datang dari sistem yang berbeda. Namun jelas, bahwa sambungan (pemetaaan) antara data lama dan data yang masuk belakangan harus dipetakan dengan baik. Perbedaan sistem tidak harus menjadikan kesulitan kalau saja pemetaan dipahami dengna baik, jadi keputusan apakah data lama masuk atau tidak, menurut kami bukan karena jumlah datanya, tapi pemahaman bahwa data bisa masuk atau tidak, bisa dipetakan atau tidak. Kalau semua kunci rdbmsnya jelas dan terpahami termasuk ketika erp membentuk setupnya menghasilkan apa, maka hal seperti ini tidak perlu menjadi hambatan….
    Salam, dan terimakasih Mas berkenan memberikan catatan berharga untuk kami….

    Suka

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: