Sains-Inreligion

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيمِ

Kastemisasi ERP – Harus atau Hindari?

Posted by agorsiloku pada Januari 24, 2009

Tentulah setiap sistem software, baik sederhana maupun yang relatif kompleks harus diadaptasi atau disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik transaksi yang terjadi dalam perusahaan.  Hampir nyaris setiap perusahaan memiliki pola kerja yang tidak standar satu dengan lainnya, meskipun secara umum memiliki pola-pola kerja yang sama.  Keberadaan dan kemampuan sumber daya yang menyebabkan tindakan praktis diperlukan.  Oleh karena itu, setiap perusahaan yang membeli program, apalagi yang sekelas ERP akan bertanya : bisa dikastemisasi nggak.  Bisakah program mengambil alih pekerjaan saat ini dan bertransformasi bisnis dengan menerapkan sistem sekelas ERP?.Seperti catatan sebelumnya, Praktek Mengembangkan Sistem Informasi Perusahaan, persoalannya bukan mengkastemisasi, tapi lebih kebutuhan untuk memetakan software dan kapasitasnya dengan sistem dan kapasitas perusahaan (legacy) kemudian setup ulang kebutuhan dan kepraktisan sistem. Pengalaman sebelumnya dengan Axapta, implementor berusaha mengadaptasi ke dalam sistem legacy perusahaan.  Ada gap antara perusahaan – implementor – dan pemahaman sistem.  Betul kata  Pak Syarwani, kastemisasi sebaiknya dihindari.  Karena praktis, seluruh fungsi-fungsi perusahaan sudah disediakan oleh sistem software.  Jadi, kita tinggal memakainya saja.

Semudah itukah?.

Tentu tidak juga.  Kebanyakan perusahaan juga bersikap hati-hati dalam melakukan transformasi bisnis dari sistem saat ini ke sistem berbasiskan teknologi memang harus dilakukan hati-hati.  Dari pengalaman sementara ini, ada beberapa hal yang menurut kami perlu diperhatikan dan dipahami.

Setup – Profile – Type dan Customisasi.

Salah satu contoh, misalnya item produk.  Sistem menyediakan beragam fasilitas, misal seperti contoh berikut :

invent1053

Ada beberapa setup disediakan : General Setup, Default Item Agreement, Last Price, Cost Price, Margin setup dan setup item untuk Purchase dan Delivery Order.

Pada setup Agreement, bagaimana fungsi item : as inventory, as fixed asset, as sales item, as buy item, atau production item?.

Jadi baru di tingkat fungsional item, sistem menyediakan pilihan bagaimana item akan diperlakukan.  Item produk sendiri memiliki klasifikasi dan model yang bisa didisain dalam beragam konfigurasi, ukuran, dan type.  Sistem item ini, sangat boleh jadi belum tersedia di perusahaan, tapi sistem sudah menyediakan.

Di sinilah diperlukan untuk menyatukan bisnis proses perusahaan (baik hasil evaluasi konsultan bisnis atau internal) dengan kapasitas sistem ERP.  Kesungguhan mendisain dan menjaga proses-proses ini sangat boleh jadi apa yang dianggap tidak dibutuhkan oleh perusahaan, kemudian harus disiapkan agar masuk ke dalam sistem dengan mulus.  Ini memang pekerjaan “seolah-olah” membuat keberadaan ERP “menyusahkan”.  Atau sebaliknya kita sudah merasa berhasil menerapkan, hanya karena kita membypass banyak sistem setup dan default hanya agar laporan keuangan bisa dihasilkan.  Kalau setup proses itu tidak ada dalam sistem yang sudah ada, maka jelas kita harus mengkastem kegiatan perusahaan agar sistem ERP bisa menerimanya dengan baik.

Kalau hanya laporan keuangan sebagai hasil akhir, jelas tidak cukup.  Itu kan hanya sekedar mengumpulkan data dan menyimpannya ke dalam akun-akun ledger.  Yang diperlukan adalah setup yang tepat agar perkembangan bisnis dan pemecahan persoalan bisa mudah dilacak dari sistem.

Jadi, perlukah kastemisasi?.

Kalau kastemisasi itu mengubah struktur proses atau hanya menyesuaikan bentuk form agar lebih terbiasa, saya kira oke-oke saja.  Namun, lebih penting adalah memadukan proses yang sudah ada ke dalam sistem.  Ini bukan sekedar pengetahuan komputasi atau bagaimana memakai sebuah software.  Namun, jauh lebih ke dalam.  Memahami konsep bisnis berbasiskan teknologi.  Kebiasaan kita adalah bisa diginikan nggak, data ini ada nggak, ini begini, padahal mustinya begitu dan bla..bla…  Di sisi lain, sebuah setup, profile, dan type dari sebuah jenis usaha harus dimodelkan dan dimasukkan ke dalam sistem di setiap bagiannya.  Banyak sekali saya temukan, asumsi-asumsi legacy yang sudah berjalan puluhan tahun dan sukses, sebenarnya menyimpan kerusakan struktur data yang parah yang mempersulit perusahaan mengembangkan objek kerjanya, mengevaluasi produk, mengatur penyimpanan barang, merencanakan produksi, dan lain-lain.  Software yang telah dimiliki dan beragam dari berbagai konsultan juga, menyimpan bom waktu yang sama, karena redudansi data yang tidak diperhitungkan dan akhirnya.. data harus diolah lagi agar nyambung ke sana-sini…

Jadi, memang penting bagaimana mengkastemisasi proses bisnis yang ada untuk dipadukan dengan sistem ERP.  Keliru melangkah, maka kelelahan yang didapatkan.  Tidak sebanding dengan hasil. Mengkastemisasi proses bisnis, bukan menyingkat atau menyesuaikan, tapi juga menjaga kompetensi perusahaan dan mempersiapkan sistem agar perkembangan perusahaan juga bisa terus diadaptasi sistem.

(agsk)

Iklan

Satu Tanggapan to “Kastemisasi ERP – Harus atau Hindari?”

  1. haniifa said

    @Mas Agor… pas doeoloe ahh.
    Padahal cuma baca-baca doank, mabok juga sayah akhirnya… 😀

    @
    😀

    Suka

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: