Sains-Inreligion

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيمِ

Dua Tahun Ribet Bersama Implementasi ERP Axapta-3

Posted by agorsiloku pada November 26, 2007

Oleh karena tingkat kepercayaan ke implementor bersisa tinggal 50% atau bahkan kurang, maka secara sungguh-sungguh tim IT berusaha melapisi kelemahan selama dua tahun proses implementasi ini dengan melihat kembali kekurangan-kekurangan baik yang ada di luar maupun ada di dalam.

Rekruitmen Second Opinion people dan IT Generalis.

Walau saat kami memilih “implementor buruk” ini kami datang ke perusahaan yang telah sukses melaksanakan implementasi di bawah implementor ini dan kemudian hasilnya berbeda dengan di perusahaan kami toh jelas waktu membuktikan kehati-hatian ini tidak cukup. Masih ada beberapa kelemahan lain yang perlu diperhatikan. Jadi, tulisan yang saya kutipkan penuh di bawah ini (Kegagalan penerapan sistem ERP) layak dipertimbangkan oleh manajemen inti perusahaan sebelum membeli sebuah software ERP dan mengimplementasikannya.

  • Pengalaman juga menunjukkan, diperlukan orang ketiga (di luar sistem perusahaan dan implementor), entah itu seorang konsultan IT lain, dosen dengan jam terbang tinggi dan memiliki pengalaman praktis sebagai partner diskusi mingguan atau dua kali seminggu. Ini diperlukan sebagai pendampingan terhadap sistem yang berjalan. Pemain bola yang unggul membutuhkan pelatih yang terampil dan wasit yang brilian. Pertandingan bola dan didampingi pelatih hebat akan menghasilkan kekecewaan juga, tanpa wasit pertandingan yang juga piawai. Jadi perhatikanlah dari segala sisi.
  • Nah ini, khusus untuk orang-orang IT. Mahluk-mahluk ini jangan hanya pintar di pemograman dan system analis. Untuk kualifikasi Indonesia, orang IT juga harus juga seperti seorang pengacara. Memiliki kemampuan generalis. Paling tidak mengenal dengan baik karakteristik data, mengenal karakteristik industri, paham secara cukup dalam prinsip akuntansi, pencatatan akuntansi (penjurnalan), mengerti menghitung penyusutan, hpp, diminishing return, dan terlebih juga memahami supply chains, valuable chains, atau value chains atau apalah namanya. Orang IT juga harus paham benar semua rasio-rasio manajerial agar mengerti apa yang ada di kepala para komandannya. Jangan cuma hapal konsep tapi tidak paham isinya. Ini namanya jenis burung beo. Khayati dengan baik mengapa modul-modul didisain dengan cara ini, bagaimana satu bagian informasi dikaitkan dengan informasi lainnya sehingga terbentuk satu model yang bernama ERP itu. Mengapa dibutuhkan?, yah karena perilaku umum “gaptekman” adalah menyerahkan semua proses pada orang-orang IT. Padahal orang IT juga seperti motor honda, “bagai manusia” 😀

Tetap Semangat.

Dalam rangka mencari second opinion itulah, akhirnya kami merekrut profesional lain untuk bergabung dalam tim IT, seseorang yang juga pernah terlibat penuh dalam implementasi Axapta di perusahaan lain. Prinsip :”Pokoknya tetap semangat” adalah produk yang harus menjadi prinsip orang IT. Kepada para manajer IT dan stafnya saya bilang :”Sudah deh… kita lupakan dulu sejenak keluhan masalah produksi, akuntansi, dan segala jenisya. Kita kuasai saja dulu apa yang seharusnya kita kuasai, dan apa yang seharusnya kita ajarkan kepada para user. Kalau memang orang IT harus mengajarkan bagaimana caranya menjurnal dengan benar. Yes. Lakukanlah…”.

Jangan lupakan…, semua user itu mau enaknya sendiri dan enggan memenuhi kepentingan pihak atau bagian lainnya. Yang harus kita lakukan adalah “merayu” mereka dan memberikan kemudahan bahwa sosialisasi program ini akan memberikan kesempatan dan kemudahan bagi mereka. Jadi jelas butuh kesabaran dan kecerdasan untuk melakukannya.

Dengan prinsip SBY, “Pokoknya Harus Bisa”, kami menata diri lebih serius. Kami minta implementor duduk satu ruangan dengan kami (sebelumnya berbeda ruangan), kemudian sosialisasi program, kami lakukan secara bertahap dari program yang telah kami selesaikan (New Kasbank dan Trade Logistik) yang kami develop sendiri. Dengan memperhitungkan ERP AXAPTA hanya sebagai backbone, ada keuntungan yang dapat kami ambil, antara lain hemat biaya (tidak perlu menambah terus jumlah user), dan kustomisasi dilakukan sesuai dengan pengetahuan dan pengalaman kami sebagai orang internal perusahaan.

Bagi perusahaan yang tidak punya Tim IT sendiri, pilihan ini jelas tidak mungkin dilakukan. Namun, sangat kami sarankan memiliki second opinion dari luar konsultan lain sebagai pendukung. Ini sangat perlu, agar perusahaan bodoh juga tidak dibodohi lagi.

Keberadaan second opinion ini, secara moral mendukung kami untuk lebih berani mengambil keputusan. Beruntung juga, top eksekutif perusahaan sangat concern untuk keberhasilan implementasi ini. Nyaris apapun yang kami butuhkan tinggal sampaikan dan segera diambil keputusannya. Termasuk juga kebutuhan untuk mengubah arah manajerial ke manajerial berbasiskan teknologi informasi. Beruntung pula kami memiliki tim programmer yang handal, yang juga memahami bagaimana melakukan optimasi sistem. Terutama ketika manajemen mengarahkan untuk menangkap segala jenis informasi yang harus ditangkap dan dijadikan basis untuk melakukan tindakan penting bagi target perusahaan : efesiensi dan biaya.

Tidak ada gunanyalah sistem IT diterapkan, kalau manfaatnya hanya sebatas memindahkan manual ke sistem komputer. Seharusnya ada inovasi yang memungkinkan struktur dan kemudahan proses serta mendongkrak percepatan informasi dan penghematan biaya…..

Bukan tanpa kekhawatiran. Kami juga harus mempertimbangkan perluasan AXAPTA sebagai ERP yang handal yang harusnya juga bisa dipakai secara maksimal. Namun tahapan konsolidasi data lama ke dalam sistem juga ternyata mengalami kendala. Istilahnya : konversi data.

Jadi, kini ada dua masalah yang dihadapi : konversi data lama ke sistem baru dan program kustomisasi (oleh implementor), dan revisi program lama (oleh tim IT internal) sebagai ban serep. Dengan semakin berkembangnya teknologi pula, maka sistem lokal kami alihkan secara bertahap ke webbase.

(bersambung).

Ini kutipan mengenai masalah kegagalan implementasi.

Kegagalan Dalam Implementasi System ERP

No. 34 – Januari 2007 Karya Bakti Kaban HRD, GA & IT Senior Manager & CM Consultant Dalam dunia bisnis, dampak dari Information Technology (IT) yang sekarang mulai ditambah lagi dengan kata Information & Communication Technology (ICT) ternyata cukup besar dan mampu merubah wajah bisnis. Dengan bantuan ICT ini proses menjadi lebih mudah. Lebih cepat dan tentu saja lebih efektif dan efisien. Salah satu lagi yang mampu diubah oleh penggunaan ICT ini adalah transparansi, suatu kata yang terkadang tidak disukai di Indonesia apalagi di birokrasi (baca:pemerintahan). Jika kita berbicara tentang system (baca: software), maka akan banyak sekali yang ada di pasaran saat ini. Tergantung bisnis kita IT strategik-nya mau kemana. Bagaimana menentukan IT strategic bagi perusahaan kita, kemudian system apa yang cocok buat kita dan seberapa besar benefit yang bisa kita dapat dari system yang kita pakai, tentu ada metodologi dan valuation tersendiri untuk mengerjakannya. Tulisan saya kali ini tidak akan membahas tentang hal ini. Kemudian pertanyaan selanjutnya apa saja yang menjadi penghalang dalam hal instalasi dan implementasi dari software ERP? Serta apakah dengan instalasi dan implementasi ERP maka dipastikan bisnis akan berhasil dalam arti lebih effi sien, produktif, memuaskan pelanggan? Pada dasarnya yang menjadi penghalang utama dalan hal instalasi dan implementasi ERP ada dua yaitu memperoleh kepercayaan dari para supplier dan partner perusahaan serta adanya resistance untuk berubahan dari internal perusahaan. Menurut data dari IDC Asia Pasifi k, investasi TI dari perusahaan-perusahaan di Indonesia pada tahun 2001 sebesar US $ 858 juta. Tahun 2002 diperkirakan sekitar US $ 896,6 juta dan tahun 2003 diramalkan sekitar US $ 1,08 miliar. Dari angka tersebut, kontribusi belanja software diperkirakan sekitar 40%-nya. Berdasarkan data di atas, nilai yang sudah dan hendak ditanamkan di bidang IT memang cukup signifi kan. Alokasi dana sebesar itu yang tujuannya mengintegrasikan semua proses bisnis, efisiensi, meningkatkan produktivitas, mengelola SDM, memuaskan dan mengoptimalkan pelanggan itu, memang sudah seharusnya dilakukan. Sebab, jika visi dan implementasi benar, hasilnya sungguh luar biasa. Di Amerika Serikat, misalnya, sejak pertengahan 1990-an banyak top eksekutifnya berani mengambil risiko menerapkan teknologi baru dan cara baru berbisnis untuk memacu produktivitas, pemangkasan biaya, dan memuaskan pelanggan. Hasilnya, perusahaan nonkeuangan di sana rata-rata berhasil mendongkrak 25% produktivitas mereka. Namun masalahnya, banyak juga dari investasi itu yang tak jelas juntrungannya, seperti dipaparkan di awal tulisan ini. Dan itu tak hanya terjadi di Indonesia. Data dari hasil studi The Standish Group, menyebutkan hanya 28% proyek TI besar yang mampu mencapai harapan. Kenapa banyak proyek TI gagal, idle, atau pengunaannya di bawah kapasitas? Kemungkinan penyebabnya adalah sebenarnya masalahnya lebih ke arah low utilization ketimbang idle. Masalah itu bisa terjadi — kalau dilihat dari sisi argumen Business Integration, yang menyebutkan bahwa TI adalah bagian dari program besar menata strategi, proses, organisasi/SDM dan sistem yang perlu dilakukan secara terpadu untuk dapat memperoleh manfaat – karena proyek jadi sangat besar, menyangkut hal non-TI yang cakupannya luas dan kompleks. Hal ini terkadang sulit diterima perusahaan, karena cara berpikir kita yang umumnya berangkat dari organisasi manajemen yang fungsional. Kalau toh rekomendasi itu diterima dan CEO mencoba menerapkan, pelaksanaannya sangat sulit. Sebab, masalahnya justru timbul dalam kultur manajemen yang harus berubah. Ada juga dari pendekatan piece meal. Dalam hal ini, mungkin sistem TI-nya terpasang, tetapi perubahan tidak terjadi, karena prosesnya hanya berubah sedikit, organisasinya tidak menyesuaikan. Ini akhirnya malah mengkanibal TI-nya, atau strateginya tidak terdukung, lalu meng-overrule sistemnya, meskipun proyek TI-nya sendiri bisa dinyatakan sukses. Dari hasil penelitian terhadap berbagai implementasi ERP di perusahaan-perusahaan di seluruh dunia, pada akhirnya di-simpulkan bahwa yang menjadi penyebab utama kegagalan implementasi dan instalasi ini ada beberapa faktor yaitu: Ketika tidak ada atau kuranngya support dan sponsorship dari Top Executive Seperti diketahui bahwa instalasi dan implementasi ERP adalah suatu keputusan yang harus diambil dan dimulai oleh para Top Executive, artinya keputusan harusnya adalah Top Down. Apalagi dengan implementasi dan instalasi ini akan berakibat perubahan terhadap proses business. ERP adalah crossfuction dalam satu perusahaan. Orang-orang harus komit untuk melakukan perubahan di bagian masing-masing. Orang yang dimasukkan dalam proyek akan meluangkan waktunya sebagian besar untuk proyek ini yang pada awalnya tentu kelihatan seperti hal yang tidak berguna sama sekali. Disinilah dibutuhkan support dan sponsorship dari Top Executive. Ketika proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja Sudah disebutkan diawal bahwa implementasi dan instalasi ERP adalah crossfuction, artinya proyek tidak akan berjalan semestinya jika ada asumsi bahwa proyek ini hanya milik satu bagian atau departemen saja, misalnya saat implementasi di Departemen Finance, maka deparetemen lain merasa tidak berkepentingan dan jika terjadi fail, dianggap adalah fail tersebut hanya milik depertemen yang bersangkutan. Padahal dengan ERP ini nantinya akan terjadi keterkaitan yang erat antar departemen dan terjadi transparansi dan juga sinergi antara satu bagian dengan bagian yang lain. Sebagai contoh misalnya saat permintaan hasil produksi besar atau trendnya lagi meningkat maka otomatis bagian produksi akan segera mengetahuinya dan kapasitas produksi bisa ditingkatkan dan bagian raw material bisa menyediakan kabutuhan yang dibutuhkan dengan tepat dan online. Ketika tidak ada yang diserahkan untuk menjadi Person In Charge (PIC) atau project Manager yang full time Untuk satu proyek seperti ini maka sangat dibutuhkan seseorang yang memang ditugaskan untuk menjadi PIC atau project manager atau owner project. Hal ini untuk meningkatkan komitmen dan mampunya terpenuhi semua pekerjaan sesuai dengan schedule yang direncanakan. Implementasi dan instalasi ini membutuhkan biaya, waktu dan resources yang tidak sedikit sehingga dibutuhkan seseorang yang bertanggung jawab. Ketika untuk segala proses dan prosedur implementasi diserahkan hanya ke team IT saja. Hal ini sangat umum terjadi, dimana para anggota team yang terlibat di proyek implementasi umumnya suka menyerahkan saja untuk pengambilan keputusan atau perubahan prosedur ke pihak IT dengan alasan mereka orang teknikal yang menguasai secara baik bidang teknikal. Padahal yang mengetahui prosedur yang benar dibagian masing-masing adalah pihak yang terlibat utama didalamnya, misalnya orang finance untuk di bagian finance, orang produksi untuk dibagian produksi dan seterusnya. Ketika vendor yang melakukan implementasi kurang atau tidak memiliki kemampuan dan kompetensi yang baik dalam melakukan implementasi dan instalasi. Di sini dibutuhkan vendor yang akan melakukan instalasi dan implementasi sudah memiliki jam terbang yang baik sehingga sudah mengetahui kira-kira problem yang akan muncul dan memiliki kemampuan untuk melakukan solve sesuai dengan pengalaman yang telah didapat sebelumnya.

(bersambung)

Iklan

3 Tanggapan to “Dua Tahun Ribet Bersama Implementasi ERP Axapta-3”

  1. Candra Yunianto said

    saya setuju dengan adanya pihak ketiga untuk kondisi sebagaimana diceritakan.
    prinsip dalam pengembangan IT, jika memungkinkan konsultan tidak boleh merangkap pelaksana (developer) dan tidak berasal dari satu perusahaan. Hal ini semata-mata untuk saling mengontrol pekerjaan untuk tujuan sebagaimana diharapkan customer.

    thanks sharingnya Pak n salam kenal

    @
    Salam kenal kembali Mas Candra… Betul… kami babak belur karena kepercayaan ini “disalahgunakan” oleh implementor….

    Suka

  2. […] « Dua Tahun Ribet Bersama Implementasi ERP Axapta-1 Dua Tahun Ribet Bersama Implementasi ERP Axapta-3 […]

    Suka

  3. agus said

    8 tahun kemudian sy baru baca artikel ini, well ini artikel bagi sy sangat bagus. masukan dari sisi user mengenai pengalaman implementasi ERP.

    Membeli sistem, terlebih ERP memang konsepnya jauh dengan membeli barang/jasa pada umumnya, krn apa yg ERP yg dibeli tidak akan bisa serta merta digunakan, harus ada kerjasama yang baik diantara kedua belah pihak (pembeli dan penjual) (user n implementor)

    2nd or 3rd opinion sah2 saja dilibatkan, tetapi klo boleh sy berpendapat berbeda, sy menerawang dari informasi yg saya baca. kesannya projek manajemen yg amburadul, mungkin ketidak pahaman kedua belah pihak. disisi lain user mngkn kurang paham, dilain pihak implementor mngkn jg enggan mengedepankan klausul ini. contoh yg real adalah “belok” nya implementasi dari kitab “suci” sebuah user requirement. hal ini sangat kecil kemungkinan terjadi jika projek management benar-benar dijalankan.

    well, dari sekian kali pengalaman implementasi memang hasilnya cenderung berbeda2 jika diltinjau dari sisi kepuasan customer, tp garis merahnya menurut sy sih jelas. people, brainware….how to manage them, how to manage conflict between them dan jelas jg bahwa perubahan adalah salah satu yg umumnya “ditakuti” oleh user, seiring dengan kenyataan akan perbedaan habbit kesehariaan dalam bekerja.

    Suka

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: