Sains-Inreligion

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيمِ

Dua Tahun Ribet Bersama Implementasi ERP Axapta-1

Posted by agorsiloku pada November 25, 2007

Hampir dua tahun sudah saya berkutat sebagai Stering Commite implementasi Program ERP Microsoft Dynamic Axapta. Tentu saja sebagai SC tidak banyak yang bisa dilakukan. Selain memang tidak memahami apa itu ERP dan pemograman maka yang ada di kepala ini tidak lebih dan kurang hanya persoalan manajerial belaka. Asumsi awal ini ternyata salah besar. Pengalaman selama dua tahun ini untuk mengintegrasikan sistem “tradisional perusahaan” ke dalam sistem yang moderen berbasiskan IT benar-benar seperti petani yang belajar menanam di sawah yang berlumpur dan kering kerontang. Berbagai kejadian dalam keseharian ini sengaja ditulis sebagai seorang ‘manajer’ untuk terlibat langsung dalam proses implementasi ERP Software bernama Microsoft Dynamic Axapta.

Persiapan dan Kondisi Perusahaan.

Perusahaan telah memiliki sistem non integrasi yang dibuat sendiri. Suatu modul sistem penjualan (Trade dan Logistik) dan Program penerimaan hasil penjualan serta program input untuk mengendalikan biaya sesuai dengan nomor account. Yah.. di sekitar itulah. Namun, secara keseluruhan program yang tersedia hanya dapat memenuhi kebutuhan sekitar 20-30% dari persoalan yang dihadapi. Ketidaksesuai data dan masing-masing memiliki data sendiri yang diakuinya sebagai data yang absah dan terpercaya menurut kata masing-masing adalah makanan sehari-hari.

Dalam kerangka persiapan masuk ke sistem informasi yang lebih maju, perusahaan juga mengundang konsultan top kelas dunia untuk mendisain dan merencanakan SOP (Sistem Opersional dan Prosedur) yang setelah dikerjakan selama dua tahunan menghasilkan beberapa map tebal dokumentasi ribuan lembar.

Langkah berikutnya adalah menentukan program ERP yang akan dipakai. Debat kusir sana sini, akhirnya saya lebih mengarahkan ke ERP Microsoft Dynamic Axapta. Memang nilai yang diraih dalam point-point konsultan antara Oracle dan Axapta relatif berimbang namun dengan pertimbangan bahwa staf IT perusahaan sudah lebih mengenal baik beberapa program seperti Visual Basic maupun Foxpro yang berbasiskan “object oriented”, maka saya pikir memahami Morph++ sebagai bahasa pendukung Axapta tidaklah terlalu sulit. Dengan pertimbangan “kata orang: kustomisasi adalah salah satu keunggulan Axapta, maka perusahaan memilih Software ini untuk mengganti software yang didevelop sendiri dan selalu out of date dengan yang memiliki basis keunggulan yang “sudah jelas terbukti”.

Al hasil, kami memilih ERP Axapta yang berharga juga lumayan mahal. Tidak kalah dengan ERP-ERP lainnya yang sekelas Setan Aja Pusing (SAP) atau Ora Kelar-kelar (Oracle).

Tim IT Perusahaan, kami nilai juga nggak jelek-jelek amat. Kami punya programmer yang cukup handal, manajer lulusan perguruan tinggi terkenal yang juga sudah bekerja sebagai konsultan IT selama 6 tahun, kemudian komitmen top eksekutif dan manajer lini kedua yang memberikan komitmen tertulis untuk siap melakukan perubahan.

Vendor juga memiliki jaringan yang luas, pengalaman yang cukup, sukses di sana-sini, sertifikasi, dan lain sebagainya. Dan juga komitmen yang kuat, terutama dari tim pemasarannya.

Penyusunan Ureq – User Requirement.

Boleh jadi berbekal Sistem Operasional dan Prosedur (SOP) yang disusun oleh Konsultan yang cukup canggih dan penyusunan untuk penyesuaian User Requirement yang mengkombinasikan kebutuhan perusahaan dengan sistem yang diterapkan adalah persiapan yang baik. Ureq yang disusun implementor menghasilkan lebih seratus halaman yang menunjukkan apa kebutuhan perusahaan dan apa yang bisa dilakukan oleh ERP Axapta. Diskusi panjang lebar beberapa bulan dengan user dan Tim IT perusahaan serta staf konsultan yang memberikan penilaian terhadap pilihan ERP memberikan kami rasa optimis akan keberhasilan proyek mahal ini.

Takut Gagal?

Berbekal informasi berhasil dan gagalnya implementasi ERP, kami mencari sumber-sumber informasi mengenai masalah-masalah yang dihadapi dalam implementasi. Baik melalui kawan, pemilihan implementor, ataupun sumber-sumber internet. Apa sih ERP itu? Atau membaca-baca persaingan ERP di Indonesia, mengapa di Indonesia tingkat keberhasilan relatif rendah dan lain sebagainya. Mencari-cari info dari berbagai perusahaan yang sudah punya kredibilitas mengenai hal ini atau sumber lainnya. Hampir satu bulan saya gunakan waktu untuk mengejar informasi ini. Yang jelas informasi keberhasilan dan kegagalan Vendor dalam implementasi adalah salah satu titik penting dalam pemilihan. Bisa jadi satu vendor berhasil di satu tempat, tapi gagal di tempat lain, dan lain sebagainya. Ada sejumlah tulisan (sekitar 20 tulisan) yang berhasil saya kumpulkan sebelum keputusan pemilihan vendor dan masalah ERP diputuskan perusahaan (sayang hardisk data saya jebol) sehingga arsip ini hilang.

Perjalanan Implementasi.

Setelah berjalan selama 6 bulan, bulan madu sudah berakhir. Kondisi real antara tuntutan perkembangan usaha dengan ureq dan kemajuan yang dicapai nyaris “NOTHING”, atau lebih tempatnya OMDO (Omong Doang) atau NATO (Not Action Talk Only).

Gagal Memahami Antara Modul Implementasi dan Kebutuhan User.

Sebagai manajer IT, saya mulai merasakan ada titik-titik tak beres ketika implementasi tahap satu modul finansial diterapkan. User perusahaan mengeluh bahwa modul implementasi ketika diterapkan mengalami banyak kendala. Sangat rumit dan bertele-tele.

Saat itu saya mengambil keputusan yang keliru. Berbekal keyakinan bahwa ERP AXAPTA adalah program integrasi yang unggul, maka keluarlah surat yang memaksa dan memastikan bahwa setiap user wajib melaksanakan instruksi dalam sistem dan menjalan sisdur yang telah ditetapkan, meskipun susah dan berbelit-belit.

Namun, keputusan terburu-buru itu hanya menyelesaikan sesaat. Keluhan memang real dan menjadikan hambatan operasional. Kecepatan kerja operasional perusahaan dalam bertransaksi dan menarik data melambat.

Walah ada yang nggak beres nih… Saya lakukan penelitian langsung untuk mempelajari seksama modul-modul Axapta dan implementasi yang sedang berjalan. Sebagai Stering Committe jelas ini pekerjaan yang melelahkan. Project Manager juga bingung dengan keluhan ini. Setelah seminggu berkutat dengan Manual Axapta dan tanya beberapa user yang mengeluh, didapat kesimpulan : Implementor menguasai Axapta, tapi tidak bisa mengimplementasikan modul untuk memenuhi kebutuhan praktis yang ada di lapangan.

Ini adalah pemahaman pertama dalam learning by doing. Implementor tidak cukup pandai melakukan koordinasi dengan para pihak yang terlibat dalam sistem dan salah menerapkan antara kapasitas modul ERP dengan tindakan praktis di lapangan. Supervisor perusahaan bingung karena pemahaman terhadap modul ERP juga masih setengah-setengah, sedangkan pihak implementor juga tidak mengerti dengan baik bagaimana menyatukan budaya perusahaan dalam melakukan kegiatan dengan penyederhanaan dan pemilihan trik-trik yang tepat saat implementasi dilakukan.

Implementasi pertama mengalami kegagalan. Modul ERP jelas memiliki tahapan dan kerumitan tersendiri. Dipaksakan agar semua dijalani tanpa memahami apa yang user dan perusahaan butuhkan berpeluang menimbulkan konflik yang merugikan proses keseluruhan. Proses terpaksa dihentikan dan evaluasi kembali. 😦

Berikutnya saya lakukan juga evaluasi kembali, dengan siapa sesungguhnya saya berhadapan. Berapa kemampuan tim implementor. Dan diskusi intens dengan pakar implementor dalam stering commite dilakukan. Cukup lama juga kami harus melakukan konsolidasi ulang secara internal karena kekeliruan ini.

Bersambung.

Iklan

11 Tanggapan to “Dua Tahun Ribet Bersama Implementasi ERP Axapta-1”

  1. El Za said

    Assalamualaikum wr wb.

    tantangan ERP menimbulkan pelajaran sangat posistif terutama bagi perusahaan dalam negeri, karena modul ERP memaksa seluruh prosedur perusahaan mengikuti standard yang berlaku update di dunia internasional.
    Kendala terbesar implemntasi ERP adalah biaya dan implementasi teknis.
    jika biaya bukan lagi jadi masalah, maka implementasi teknis memang perlu mendapat perhatian serius.
    sebenarnya, setiap Aplikasi ERP (beli jadi, bukan bikin sendiri) menyediakan aturan standard yang sudah memadai untuk diterapkan bila kita tidak memilki konsep sendiri mengenai ERP, tetapi untuk aplikasi riil di lapangan memang perlu adanya penyesuaian, untuk itu disediakan modul program yang mengijinkan kita untuk secara luwes membentuk prosedur ERP sesuai keinginan kita, namun demikian akan menjadi masalh ketika program yg kita buat sendiri menyimpang terlalu jauh dari prosedur standar, efeknya adalah menyulitkan kita saat adanya audit.
    prosedur standard yg telah disediakan aplikasi ERP sebenarnya sudah dirancang sedemikian rupa user friendly bagi user, untuk itu agar mudah dimanfatkan user, perlu ada sosialisai ‘peta’ dari seluruh prosedur mulai dari awal proses hingga akhir proses kepada user secara umum, kemudian baru pada level mana user tersebut diberi tugas sesuai rujukan bidang kerjanya, dengan demikian semua orang yg terlibat sebagai user akan dapat saling bekerja sama dengan baik dan memahami sepenuhnya bahwa prosedur ERP yang diterapkan itu memang demikian adanya tanpa dibebani ketakutan akan kesulitan atau kebingungan yang secara psikologis mempengaruhi kinerja seluruh unit kerja.

    hehe ini sekedar iseng berpendapat lho Maz.

    Wassalamualaikum wr wb

    @
    Wass. Wr.Wb.
    Mas Elz betul, memang teorinya begitu. Prakteknya kemudian banyak penyimpangan. Tulisan ini (dan seri-seri berikutnya) menjelaskan perilaku penyimpangan ini. Yang fatal ketika pengetahuan yang baik dari sistem standar bertemu dengan sistem tidak standar dan yang standar dipreteli demi selera konsumen. Akibatnya grand design menjadi berantakan. Butuh waktu menata ulang. Apa yang ditulis dalam user requirement kemudian dipahami by selera oleh user. Keengganan membaca dengan teliti dan benar, terlalu cepat menarik kesimpulan, merasa bisa dan mengerti menjadi PENYAKIT ketika sebuah sistem yang unggul dipakai dalam komunitas yang masih gaptek 😦
    Pengalaman ini yang ingin agor ceritakan kembali, siapa tahu memberikan manfaat untuk para implementor atau perusahaan yang akan menerapkan sistem ERP di perusahaan….. Salam, agor…

    Suka

    • Selamat siang, maaf sebelumnya untuk share informasi untuk teman-teman semua

      Partner AXAPTA Software (ERP) Indonesia Terbaik
      Additional Information :

      Untuk teman-teman yang membutuhkan atau mencari software ERP Microsoft axapta, untuk konsultasi Free!! lebih lanjut dapat menghubungi kami :

      Adhi Firmansyah, S.Kom.,MBA.
      Agreeya-Saesun Indonesia
      Menara Thamrin floor 14 – Jakarta
      Indonesia
      08129615544

      A. Profile Perusahaan
      Global perusahaan industri terkemuka dengan perpaduan antara teknologi, konsultasi, dan jasa outsourcing

      AgreeYa adalah Multinasional organisasi yang tumbuh dan dinamis melayani pelanggan di Amerika Serikat, Eropa, Timur Tengah, dan Asia Pasifik di banyak industri seperti Telekomunikasi, Jasa Keuangan, Kesehatan, High-tech, Independent Software Vendor ( ISV) , Manufaktur dan Sektor Publik.

      Dengan fokus yang kuat pada pendekatan kemitraan, konsultan kami mengikuti, fleksibel kolaboratif, kualitas metodologi-driven. Komitmen kami terhadap kualitas tercermin dalam credential kita menjadi sebuah organisasi ISO 9001: 2008 bersertifikat dan SEI CMMI Level 5

      B. Product dan Jasa
      – Dynamics AX ( Microsoft ERP Axapta ) – Microsoft Gold Partner
      – SAP solutions and Implementation.
      – Banking Solution
      – Telecommunication and networking solution
      – customized application development and management
      – AgreeYa Mobile Developmen
      – AgreeYa’ s eLearning Solutions enable rapid course development and deployment
      – Independent Software Testing services based on CMMI Level 5 methodologies
      – AgreeYa’ s Portal and Social Computing services
      – provided Software Product Engineering services
      – AgreeYa provides the right talent – at the right time – to enable our customers to meet their IT staffing needs

      C. Tenaga Ahli
      Kami menyediakan Sumberdaya Tenaga-tenaga ahli Internasional dan lokal yang bersertifikat, 35% Master degree yang dapat memandang sebuah project dari sisi strategi bisnis proses perusahaan, sudut pandang IT dan Pencapaiannya yang cepat.
      D. Strategic Partner
      – Microsoft – Gold Certified Partner
      -Sun Microsystems – Associate Partner
      – HP – Teaming Agreement
      – Oracle – Partner
      – IBM – Business Partner
      – iStreet Solutions – SAP Certified Hosting, Data Center, and Managed Services Partner
      – TechCoire – Preferred Partner Network
      – Ubuntu – Affiliate Partner

      D. client
      Ratusan perusahaan Nasional dan Internasional yang telah mempercayakan kepada kami untuk membangun sebuah ‘ senjata’ untuk mendapatkan data-data yang valid untuk bersaing di dunia bisnis, daftar client kami dapat diakses di http://www.saesun.com :

      – Adaro Indonesia
      – Terminal Batubara Indonesia
      – Gunung Garuda Steel
      – High Point Group
      – Penerbit Erlangga
      -Tata Group
      – Ect

      tanpa data-data terIntegrasi yang valid dan dapat diakses secara cepat sebagai dasar keputusan bisnis anda, tidak akan pernah bisa memenangkan persaingan dalam bisnis diera sekarang ini. Percayalah kami merupakan Thebest Partner untuk merancang dan membangun sebuah ‘ senjata’ untuk bersaing di dunia bisnis.

      Untuk Informasi lebih Lanjut Hubungi :

      Created,

      Adhi Firmansyah, S.Kom., MBA.
      Project Management Officer
      Microsoft International Certified
      for Project Management

      08129615544

      http://www.saesun.com

      Suka

  2. […] 2005 Untuk Bidang…NuDe on Lembar Tamuorang on Ternyata Nabi Adam Dilahirkan …El Za on Dua Tahun Ribet Bersama Implem…kustanto on Alam Semesta Dibentuk Dari Asa…Bersih – Bersih wa… on Adakah Mahluk Berakal Di Luar […]

    Suka

  3. […] 25, 2008 Pekerjaan seperti tak habis-habisnya, beberapa bulan terakhir begitu sibuknya. Maklumlah target pekerjaan yang seharusnya selesai mengalami kemunduran. Namun, dari situ juga begitu banyak pula pelajaran […]

    Suka

  4. memang implementasi ERP penuh tantangan, sebab ERP sendiri biasanya didesain sesuai best practise tertentu yang mungkin by default tidak bisa 100% match dgn kebutuhan spesifik diperusahaan kita, namun biasanya ERP dilengkapi berbagai variabel/setting yang dapat disetel untuk menyesuaikan kebutuhan user. mungkin boleh dipertimbangkan software ERP indonesia bisa lebih mendekati kebutuhan, apalagi yang berbasis opensource, legal dan hemat devisa
    http://www.BOSerp.com

    Suka

  5. […] Mengapa implementasi selama ini hanya menggunakan satu pilihan saja, yaitu Departemen!?.  Lebih dua tahun implementor berkutat dan melakukan implementasi Microsoft Dynamic Axapta hanya dengan satu pilihan dimension saja !.  Data memang disusun begitu, sesuai dengan permintaan […]

    Suka

  6. Anonim said

    sebelum y saya mohon maaf, , , ”
    mau tanya aja, , ,”
    dimana sie nyari modul-modul buat belajar pemrograman Axapta

    Suka

    • agorsiloku said

      Ketik saja di google, learning Axapta… di situ banyak pilihannya atau x++ Axapta. Bahasa pemogramannya hampir sama dengan java dan C#. Sewaktu-waktu ada kursus bersertifikat yang diselenggarakan microsoft indonesia atau dari beberapa negera tetangga. Jadwalnya bisa hubungi mereka.

      Suka

  7. emji said

    nama perusahaannya pa ??

    Suka

  8. marian said

    Perusahaan saya baru January ini pake axapta, kami tidak implementasi sendiri karena project manager dan semua ERP Consultantnya adalah dari head office, yang nota bene sudah pengalaman dibidang ax, kami cuma sebagai key usernya saja, dan sesekali pake local consultant sayangnya local konsultan ini kadang kurang paham dengan semua modul di ax terutama untuk modul service dan project karena kami mengembangkan sendiri modul ini, akhirnya kami kesulitan untuk memahami hasil inputan kami, setelah di TB kita jadi lost in space…LOL, ada yang bisa bantu ga short kursusnya untuk memahami dan menganalisa FS di axapta. thanks…

    Suka

  9. Salam Sukses Selalu……

    Daftar Produk Software Perbankan, ERP & Visual Basic

    Proswitching

    Merupakan suatu paket program untuk pengiriman message / file antar
    cabang, biasanya digunakan untuk Financial Transaction. Software
    Proswitching sudah di gunakan dan terbukti sangat baik di beberapa bank
    antara lain : Bank BRI, Bank BRI Syariah, Bank BNI, Bank BTN, Bank Mega,
    Bank Mega Syariah, Bank DKI dan Bank Index

    Rekonsiliasi

    Merupakan program rekonsiliasi yang dijalankan kantor pusat pada
    wide area network, berguna untuk melakukan rekonsiliasi transaksi antar
    cabang.

    Stand In

    Merupakan paket program aplikasi yang berfungsi sebagai server
    pengganti dimana transaksi-transaksi yang dilakukan oleh media tertentu
    (misal ATM) dapat dilakukan apabila server utama sedang bermasalah atau
    sedang melakukan proses tertentu

    ATM Controller dan Monitoring

    Adalah program aplikasi yang melakukan kontrol terhadap mesin-mesin
    atm baik dalam proses maupun dalam hal terjadi gangguan pada mesin

    Card Access Management

    Adalah program aplikasi yang melakukan kontrol terhadap kartu kartu
    nasabah baik itu dalam hal pembukaan kartu baru, pengubahan atau
    penghapusan kartu

    Ticketing

    Merupakan program aplikasi yang berfungsi sebagai program penanganan transaksi Tour & Travel Ticketing

    General Ledger

    Merupakan paket program aplikasi yang berfungsi sebagai program
    akuntansi dan telah banyak dipakai oleh perusahaan perusahaan di
    Indonesia, berbasis Windows. General Ledger ini mempunyai banyak
    fitur-fitur yang tidak dapat dilakukan oleh aplikasi lain

    Inventory Control System

    Merupakan paket program yang berfungsi sebagai kontrol terhadap
    stock barang, penjualan/pembelian serta hutang / piutang. Program ini
    telah banyak dipakai di beberapa perusahaan di Indonesia

    Integrated Accounting System

    Merupakan paket program penggabungan antara Inventory Control System
    dengan General Ledger sehingga berfungsi sebagai kontrol stock barang,
    penjualan / pembelian serta program akuntansi. Program ini cocok untuk
    perusahaan perusahaan distribusi secara retail

    Payroll

    Merupakan paket program yang berfungsi sebagai program gaji dan telah banyak dipakai dibeberapa perusahaan di Indonesia

    Banking Online System

    Merupakan paket program yang berfungsi untuk melayani seluruh produk
    dalam dan luar negeri dari level front office sampai level back office

    Sistim Sumber Daya Manusia

    Merupakan paket program yang berfungsi untuk mengelola data
    kepegawaian mulai dari perencanaan, recruitment, pelatihan, personalia,
    gaji dan pengembangan

    Pengadaan Personal Computer

    Branded : Hewlett Packard, IBM, ACCER, COMPAQ, dll
    Lokal / Rakitan
    Upgrade

    Demikian Data Profil PT Metalogic Infomitra di buat, apabila anda membutuhkan jasa kami silahkan hubungi :

    Herry Hermawan

    PT Metalogic Infomitra

    Jl Kemandoran 1 No 20

    Grogol Utara

    Jakarta Barat

    Telp 021 5324790-91

    Hp 081808848274
    http://www.metalogic.co.id
    herryhermawanmetalogicinformatika.blogspot.com

    Suka

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: